Rozbudowane działy, zróżnicowane stanowiska, dziesiątki zadań do zrealizowania – to wszystko sprawia, że struktura firmy bywa skomplikowana, a często też chaotyczna. Na szczęście automatyzacja procesów biznesowych nie tylko potrafi się w takich środowiskach świetnie odnaleźć, ale też oznacza realne korzyści, zarówno dla przedsiębiorcy, pracowników, jak i klientów.

W tym artykule dowiesz się dokładnie, w jakich działach i w których zadaniach w firmie najlepiej sprawdza się automatyzacja oraz co może zyskać dzięki niej Twoja firma.

Automatyzacja w konkretnych działach i zadaniach firmy

Zautomatyzować możesz praktycznie każdy dział w swojej firmie. Potrzebujesz wsparcia w księgowości, kadrach, controlingu? Żaden problem. Chcesz zoptymalizować procesy sprzedaży, marketingu lub magazynowania i zarządzania produkcją? Bez obaw, tutaj też Twoja firma może działać „na autopilocie”.

Co konkretnie może zrobić dla Twojej firmy automatyzacja procesów biznesowych?

• Tworzyć i przetwarzać dokumentację;
• wyszukiwać dane i informacje;
• sporządzać raporty i prognozy;
• usprawniać procesy sprzedażowe;
• analizować dane oraz identyfikować trendy;
• usprawniać procesy finansowo-księgowe;
• wspierać komunikację wewnętrzną;
• archiwizować firmową dokumentację;
• zarządzać projektami i przydzielać pracowników;
• testować i wyłapywać błędy;
• obsługiwać klientów;
• wspierać w zarządzaniu personelem;
• monitorować magazyny i zamawiać towary;
• organizować spotkania i podróże służbowe;
• wdrażać nowych pracowników.

Oczywiście powyższe przykłady nie wyczerpują w pełni zakresu wdrażania automatyzacji. Ile poszczególnych działów i zadań w firmie, tyle jest mniej więcej możliwości automatyzacji, a co za tym idzie okazji do poprawy wydajności działań.

Przykładowy projekt automatyzacji – zobacz, jak to działa

Możliwości płynące z wdrożenia nowych technologii są praktycznie nieograniczone. Co więcej, wszystkie skomplikowane procesy odbywają się bez angażowania uwagi przedsiębiorcy i pracowników, a całość zostaje „ubrana” w indywidualnie zaprojektowane panele użytkowników, zwane dashboardami. Jak to działa?

Aby lepiej zrozumieć automatyzację procesów, przeanalizuj poniższy, praktyczny przykład jej zastosowania w firmie:

Problem:

Zatrudnianie i wdrażanie nowych pracowników to z pozoru nieskomplikowany proces, ale obejmuje wiele czynności, takich jak uzupełnienie formularzy informacyjnych dla pracowników, organizowanie sesji wprowadzających, umawianie szkoleń, gromadzenie odpowiednich dokumentów, przydzielanie mentorów.

To wszystko oznacza konieczność zaangażowania kilku pracowników, a przy tym może wprowadzać chaos organizacyjny. Dostarczone pliki oraz informacje ktoś musi sprawdzić, przetworzyć, a następnie zarchiwizować. Kolejnym problemem jest bezpieczeństwo danych – w wielu firmach onboarding opiera się o wymianę wiadomości e-mail, a w tym załączanie w nich dokumentów. Taki proces zajmuje zbyt dużo czasu, a przy tym obarczony jest ryzykiem popełnienia błędu lub wycieku wrażliwych informacji.

Rozwiązanie:

Wdrożenie automatyzacji spowoduje płynne przejście od jednego zadania do drugiego, utrzymując na bieżąco odpowiednich pracowników i monitorując status procesu. Poszczególne etapy mogą wyglądać w następujący sposób:

1. Pracownik wypełnia formularz i automatycznie otrzymuje uzupełnioną swoimi danymi umowę, gotową do podpisania.
2. Informacja o podpisaniu umowy automatycznie zostaje przekazana do kadr.
3. Dział IT automatycznie otrzymuje powiadomienie o nowym zatrudnieniu i przygotowuje dla niego sprzęt, który wcześniej został również automatycznie zamówiony u producenta na potrzeby nowego pracownika.
4. Pracownik otrzymuje automatycznie odpowiednie materiały szkoleniowe, dopasowane do działu, w którym pracuje oraz dostęp do samych szkoleń.
5. Pracownikowi zostają przydzieleni opiekunowie.
   

Przedstawiony przykład to tylko jedna z wielu możliwości zaprojektowania automatycznego procesu. Każdą czynność można dowolnie formować, zmieniać, rozszerzać oraz dostosowywać do indywidualnych potrzeb. Istotną kwestią jest poznanie firmy i sposobu, w jaki działa na co dzień, aby zbudować fajnie działający proces.

Co zyskasz, decydując się na automatyzację procesów w swojej firmie?

Decydując się na automatyzację procesów biznesowych, otwierasz drzwi do nowoczesnego sposobu zarządzania firmą „na autopilocie”. To gwarancja uzyskania szybkiej poprawy wyników bez stosowania dużych nakładów i zatrudniania nowych pracowników.

Automatyzacja to inwestycja w przyszłość firmy, która pozwoli na:

• przyspieszenie poszczególnych operacji – zadania, które wcześniej wykonywał człowiek, takie jak wysyłanie wiadomości e-mail, teraz mogą być realizowane w kilka sekund;
• zwiększenie efektywności – między innymi obsługę większej liczby leadów w tym samym czasie,
• minimalizację błędów – automatyzacja pozwala ograniczyć ludzkie błędy do minimum, na przykład podczas wprowadzania i analizy danych;
• eliminację przestojów w zadaniach – poprzez automatyzację procesów wewnętrznych, usprawnienie komunikacji oraz szybsze przydzielanie zadań;
• szybszą reakcję na różne sytuacje – technologia pracuje i czuwa przez całą dobę, oferując wsparcie i powiadomienia nawet w środku nocy, gdy pracownicy odpoczywają;
• monitorowanie przebiegu procesów – automatyzacja to idealne narzędzie dla kadry zarządzającej, dzięki któremu można kompleksowo monitorować skuteczność i przepływ pracy w różnych działach;
• wyższą jakość obsługi – automatyzacja skraca czas odpowiedzi na pytania i potrzeby klientów.

Co zyskają Twoi pracownicy, dzięki automatyzacji?

Automatyzacja procesów biznesowych przekłada się przede wszystkim na efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Jej wdrożenie w pracy działu HR momentalnie przyspiesza procesy wewnętrzne (np. składanie wniosków urlopowych), a przy tym usprawnia wewnętrzną komunikację.

Co więcej, pracownicy pozbawieni części rutynowych zadań, mogą w pełni wykorzystać swój potencjał i swobodnie skoncentrować się na szukaniu kreatywnych rozwiązań codziennych problemów. Ponadto, dzięki przejmowaniu wyłącznie kreatywnych zadań, będą czuć się docenieni przez szefa, co wpłynie pozytywnie na ogólną satysfakcję z wykonywanej pracy. Pamiętaj, że zadowolony pracownik to efektywny pracownik.

Zaufaj specjalistom od automatyzacji procesów biznesowych

Pomimo oczywistych korzyści, płynących z automatyzacji, wiele firm nadal waha się z jej wdrożeniem, nie wiedząc, w jaki sposób zrobić to umiejętnie. Automatyzacja procesów biznesowych powinna być świadomym i przemyślanym wyborem przedsiębiorcy, ponieważ tylko wtedy może zaoferować szereg długofalowych korzyści. Zadanie to warto przekazać wyspecjalizowanej firmie posiadającej doświadczenie w automatyzacji procesów, która zaoferuje nowoczesne i sprawdzone rozwiązania informatyczne, a przede wszystkim pozna specyfikę firmy i stworzy mapę procesów przebiegających w firmie.

Nie wiesz, czy automatyzacja sprawdzi się w Twojej firmie?

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak przebiega wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych? Zastanawiasz się nad tym, jak taka optymalizacja wpłynie na jakość codziennej pracy w Twojej firmie? Skorzystaj z poniższego formularza i umów się na bezpłatną konsultację! Nasz specjalista pozna Twoje potrzeby i zaproponuje kilka pomysłów na automatyzację, optymalizację, a co za tym idzie, wyprzedzenie konkurencji.