Na biurku leży stos dokumentów, a w komputerze jest otwartych milion zakładek. Jedyną odskocznią od tego bałaganu jest łyk gorącej kawy, na którą jak zwykle nie masz czasu. Znasz to? Niestety nikt nie powiedział, że zarządzanie firmą jest łatwe, ale zawsze może stać się łatwiejsze, niż dotychczas. Obecnie sprawny i wygodny biznes to taki, który można automatyzować. Wręcz idealnie było by, gdyby funkcjonował bez Twojego udziału, ale najpierw wypadałoby wiedzieć, jak to wszystko działa w praktyce.
W tym artykule dowiesz się w skrócie, czym jest automatyzacja procesów oraz poznasz 12 sprawdzonych pomysłów na wdrożenie jej w swojej firmie.
Automatyzacja procesów to nic innego, jak przeniesienie odpowiedzialności za wykonanie części lub wszystkich zadań z pracownika na specjalnie zaprojektowany system, który od tej pory zajmuje się realizacją procesu.
Automatyzować możesz praktycznie każdą czynność – od wyszukiwania danych i tworzenia dokumentacji i raportów, aż po wdrażanie nowych pracowników czy obsługę klienta. Warunek jest jeden: proces musi bazować na szeroko pojętych danych.
Procesy przebiegające w Twojej firmie stanowią dla automatyzacji szerokie pole do popisu. Sprawdź, w jakich obszarach możesz ją zastosować i co dzięki temu zyskasz.
„Ręczne wklepywanie” do systemu każdej otrzymanej faktury potrafi doprowadzić do szału. Na szczęście jest na to prosty sposób. Automatyzacja sprawi, że dane z faktury zostaną bezbłędnie wprowadzone do wewnętrznego systemu i dopasowane do zamówienia.
Bez względu na to, czy dokument wpłynął w wersji elektronicznej, czy pracownik zeskanował jego fizyczną kopię. Jedno jest pewne: odzyskasz cenny czas i zainwestujesz go w coś bardziej kreatywnego.
Twoi pracownicy obsługują codziennie masę zamówień. Na ich podstawie muszą wygenerować faktury sprzedaży, wysłać je do klienta oraz śledzić status płatności.
Prawdopodobieństwo, że po drodze popełnią błąd jest duże, ale dzięki automatyzacji wynosi równe zero. Nowoczesna technologia ekspresowo obsługuje ten proces na każdym etapie, operując dostępnymi danymi.
Pracowników Działu Controllingu codziennie wita…nowa lista raportów do wykonania. Cała trudność polega na uruchomieniu każdego makra (polecenie, które usprawnia wybrane czynności) w Excel’u w odpowiedniej kolejności. Dodatkowo pracownik musi kontrolować ich prawidłowy przebieg, czekając na całkowite wykonanie każdego z nich.
Zastosowanie w tym obszarze automatyzacji oznacza samoistne generowanie się każdego raportu, a następnie jego wysłanie bez jakiejkolwiek ingerencji ze strony pracownika.
Wyobraź sobie, że co miesiąc przeznaczasz 1,5 dnia roboczego na przygotowanie raportów sprzedaży w pliku Excel, który liczy X wierszy i Y kolumn. Wyliczone wcześniej wartości sprzedaży musisz wprowadzić w odpowiedniej komórce, dotyczącej konkretnego okresu, rodzaju produktu czy numeru zamówienia.
Ilość danych i „kratek” w Excelu potrafi być przytłaczająca, ale automatyzacja potrafi przetworzyć i wprowadzić poszczególne wartości w odpowiednim miejscu, tworząc rzetelne raporty.
Nikt z nas nie lubi widniejących w systemie na czerwono przeterminowanych płatności.
Oznacza to tylko jedno: liczne próby upominania się o należność, bieżącą weryfikację jej statusu, a przy tym masę zjedzonych nerwów.
Technologia może łatwo temu zapobiec. W jaki sposób? Automatycznie pobiera dane o zaległych należnościach i wysyła klientowi upomnienia w formie maila, wiadomości SMS czy automatycznego telefonu. Sprawdza również kilka razy na dzień status płatności i wysyła raport do odpowiednich działów w firmie. Ponadto może przygotować wstępne wersje pism formalnych, jeżeli wcześniejsze czynności były nieskuteczne.
Załóżmy, że zajmujesz się zaopatrzeniem i chcesz zamówić nowe urządzenia. Aby wykonać to zadanie musisz uzyskać zgodę aż pięciu członków zarządu.
Szukanie odpowiednich osób i proszenie ich o podpis to niepotrzebna strata czasu. Wystarczy zautomatyzować ten proces i kliknąć przycisk: „Rozpocznij proces zatwierdzania”. Resztę zrobi za Ciebie technologia.
Nowy pracownik to nowa umowa do podpisania, której wcale nie musisz tworzyć samodzielnie od zera. Wystarczy, że pracownik uzupełni sporządzony wcześniej formularz, a Ty wybierzesz typ umowy i wyślesz ją do podpisu. To nie wszystko. Automatyzacja zadba, aby umowa znalazła się w archiwum.
„Co to jest?”, „Jak to działa?”, „Co z tego będę mieć?”. Klient lubi pytać, ale nie znosi niedopowiedzeń. Automatyzacja pozwala rozwiać wszelkie wątpliwości. Wystarczy, że stworzysz listę najczęściej zadawanych pytań wraz z wyczerpującymi odpowiedziami, a każda interesująca klienta kwestia będzie rozwijana przez zaprogramowane boty. W ten sposób zaznajomi się z Twoim produktem i chętniej dokona zakupu.
Aktywność w mediach społecznościowych to obecnie must - have każdej nowoczesnej firmy. Im więcej kanałów prowadzisz tym szybciej dotrzesz do swoich odbiorców lub… zwariujesz od ilości wstawianych postów i odpowiadania użytkownikom.
Zamiast codziennego logowania się i przełączania między kilkoma portalami równocześnie, zautomatyzuj ten proces. To sprawi, że wszystkie platformy zintegrują się w jeden interfejs, co znacznie ułatwi zarządzanie treściami i monitorowanie postępów.
„Gdzie są raporty z wczoraj?”, „Kto miał wprowadzić faktury?”, „Dlaczego nikt nie poprawił tego sprawozdania?”. Nieodpowiednie zarządzanie zadaniami prowadzi do bałaganu i opóźnień, dlatego warto je przenieść na specjalnie zaprojektowany system.
Umożliwi to ustalanie priorytetów pracy, odpowiednie zarządzanie harmonogramem i dotrzymywanie terminów wykonania poszczególnych zadań. Ponadto system do zarządzania zadaniami sprawnie komunikuje się z wieloma aplikacjami oraz pobiera dane z różnych narzędzi, dzięki czemu współpraca przebiega płynnie i bez zakłóceń.
Od teraz delegowanie zadań jest proste.
Jeżeli zależy Ci na zbudowaniu zgranego zespołu i rzadkiej „wymianie kadry” to postaraj się, aby procesy wdrożeniowe przebiegały płynnie i efektywnie. W tym celu wykorzystaj automatyzację, która wesprze Cię na każdy etapie w prosty sposób:
Droga od zakupu produktu do jego otrzymania bywa długa. Dodatkowo klient jest niecierpliwy i chce monitorować każdy proces. W tym wypadku idealnym rozwiązaniem jest automatyzacja procesów sprzedaży, która zawiera następujące etapy:
Zaprezentowane przykłady to tylko 10% możliwości automatyzacji. Ponadto każdy pomysł możesz całkowicie zmienić lub rozbudować o nowe elementy, zgodnie z Twoimi potrzebami. W ten sposób automatyzacja stwarza niezliczone możliwości działania procesów.
Podsumowując, każdy proces opierający się na danych możesz śmiało zautomatyzować. Nie ma tutaj znaczenia, czy wykonujesz daną czynność codziennie, czy okresowo (np. raz w miesiącu). Dzięki wdrożeniu automatyzacji procesów w swojej firmie sprawisz, że będą one przebiegały znacznie szybciej i skuteczniej.
Chcesz porozmawiać o możliwościach wykorzystania automatyzacji w Twojej firmie? Skorzystaj ze znajdującego się poniżej formularza i umów się na bezpłatną konsultację. W czasie 30-minutowej rozmowy poznamy Twoje potrzeby, zidentyfikujemy pierwsze procesy do zautomatyzowania i zaproponujemy kilka interesujących rozwiązań!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
