Chociaż automatyzacja staje się już nie tyle opcją, ile koniecznością dla firm dążących do utrzymania konkurencyjności na rynku, to wciąż wokół niej krąży wiele mitów. Jednym z nich jest ten o potencjalnej utracie kontroli wskutek oddania kluczowych procesów w ręce algorytmów.
Większość obaw dotyczących wdrażania automatyzacji procesów biznesowych, wynika z błędnego zrozumienia samego sposobu jej działania. Takie systemy, ze swoją charakterystyczną szybkością, skupiają się na maksymalnym wzroście efektywności, co może prowadzić do postrzegania ich jako czegoś działającego w tle, niezauważalnego w codziennym działaniu firmy. To jednak wcale nie oznacza, że automatyzacja działa poza kontrolą i coś będzie działo się bez Twojej wiedzy.
W rzeczywistości, wdrożenie automatyzacji ma na celu nie tylko zwiększenie efektywności, ale również usprawnienie monitorowania i kontroli procesów.
Wyobraźmy sobie typową firmę, gdzie poszczególne procesy są realizowane ręcznie od A do Z. W takim środowisku, choć kadra zarządzająca ma bezpośredni wgląd w każdy krok, wszystko zależy od efektywności poszczególnych osób, a co za tym idzie także ich ewentualnych pomyłek. Wprowadzenie automatyzacji zasadniczo zmienia ten scenariusz i zamiast ograniczać, zwiększa kontrolę nad procesami biznesowymi! Jak to możliwe? Oto kilka przykładów:
Automatyzacja kojarzy się najczęściej z przyspieszeniem działania firmy, ale trzeba podkreślić, że z prędkością idzie w parze również precyzja działania. Zadania, które zajmowały całe godziny, dni, czy tygodnie, mogą być wykonywane w kilka sekund i to przy jednoczesnym wyeliminowaniu typowych ludzkich błędów. Co więcej, zautomatyzowanie pracy z danymi przekłada się także na poprawę ich jakości, dokładniejsze raporty i trafniejsze predykcje.
W ten sposób momentalnie wzrasta efektywność operacyjna firmy – zwłaszcza w obszarach, gdzie decyzje bazują na dużej liczbie danych, a przy tym muszą być podejmowane naprawdę szybko. To wszystko sprawia, że przedsiębiorcy i menedżerowie mogą śledzić poszczególne etapy procesów, jak i działanie całej firmy, często z większą dokładnością niż kiedykolwiek wcześniej.
Automatyzacja zmienia tradycyjne podejście do zarządzania i zamiast manualnego monitoringu wspieranego osobistymi interwencjami oferuje metodę opartą o wysokiej jakości dane. Taka zmiana umożliwia menedżerom i właścicielom firm dostęp do szczegółowych analiz i raportów, dzięki czemu opierając się na faktach, mogą podejmować bardziej świadome decyzje.
Przejście z manualnego monitoringu oraz personalnych interwencji na zarządzanie oparte o dane prowadzi do bardziej obiektywnego sposobu pracy. W ten sposób, zamiast utraty, następuje przesunięcie punktu kontroli – z ręcznego zarządzania procesami na zarządzanie oparte o szczegółowe raporty i analizy.
Automatyzacja charakteryzuje się wysokim poziomem przejrzystości, a monitorowanie sposobu jej działania i osiąganych wyników wcale nie wymaga od użytkowników wiedzy programistycznej. Scenariusze są prezentowane w wizualnych edytorach, co ułatwia wprowadzanie zmian i dostosowywanie ich do konkretnych sytuacji i wymagań. Wszystkie działania automatyzacji są rejestrowane w historii wywołań, co zwiększa efektywność i pozwala na łatwe dostosowanie ustawień i parametrów, nie odwracając uwagi od innych ważnych zadań.
Obawy o utratę kontroli biorą się często z faktu, iż przedsiębiorcy i menedżerowie po prostu lubią wiedzieć, co w firmie dzieje się na każdym roku. Dlatego tak ważne jest podkreślenie tego, że w systemach automatyzacji możemy praktycznie dowolnie skonfigurować powiadomienia, które pozwalają stale trzymać rękę na firmowym plusie.
Co więcej, powiadomienia mogą być dostosowywane indywidualnie – od cyklicznych raportów (np. w poniedziałek o 8:00 rano), po alerty w konkretnych sytuacjach (np. na podstawie predykcji dotyczących zbliżających się braków magazynowych). Takie informacje zostaną wysłane na wskazany adres email, w formie SMSa, czy na komunikatorach typu Slack.
Automatyzacja nie popełnia błędów – to fakt, ale co stanie się wtedy, gdy jedno ze źródeł danych przestanie działać lub scenariusz napotka problem w działaniu systemu?
Dobrze zaprojektowany system obejmuje także mechanizmy do radzenia sobie z potencjalnymi błędami – w tym informowania konkretnych osób. Automatyzacja szybko identyfikuje, a nawet rozwiązuje problemy, minimalizując przy tym ryzyko przerw w działaniu. To zwiększa niezawodność procesów i daje pewność, że każda operacja jest realizowana zgodnie z założeniami.
Wszystkie zadania i procesy mogą być monitorowane, raportowane i prezentowane w przejrzystych dashboardach, dzięki czemu kadra zarządzająca i przedsiębiorcy otrzymują pełny obraz tego, co dzieje się w firmie. Co więcej, sztuczna inteligencja nie tylko przygotuje podsumowania, ale też przeprowadzi kompleksowe analizy i prognozy, na bazie których podejmiesz trafniejsze decyzje biznesowe.
Pamiętaj, że automatyzacja to nie tajemnicza „czarna skrzynka”, w której procesy odbywają się poza Twoją kontrolą. W rzeczywistości takie systemy są zaprojektowane tak, aby zapewnić maksymalną przejrzystość. To gwarantuje, iż wszystkie procesy będą realizowane efektywnie i zgodnie z ustalonymi założeniami, przy jednoczesnym zachowaniu pełnego wglądu w to co się dzieje na każdym kroku.
Choć automatyzacja znacząco optymalizuje procesy i przyczynia się do zwiększenia ich efektywności, warto podkreślić, że kluczowe decyzje biznesowe, działania kreatywne oraz te wymagające specjalistycznej wiedzy wciąż pozostają w rękach ekspertów. Celem wdrożenia nie jest doprowadzenie do masowych zwolnień, a wspieranie zespołów i stworzenie środowiska pracy, w którym pracownicy mogą skupić się na faktycznym wykorzystywaniu swoich umiejętności.
Tytułowy mit obaliliśmy przynajmniej na kilka różnych sposobów, ale zdajemy sobie sprawę, że przed wdrożeniem automatyzacji pojawia się wiele pytań. Chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach płynących z automatyzacji lub chcesz zapytać o to, jak wpłynie ona na sposób zarządzania Twoją firmą? Zapraszamy na bezpłatną konsultację. Nasi eksperci chętnie porozmawiają o tym, jak usprawnić Twój biznes i zaproponują konkretne rozwiązania!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
