Wybór i wdrożenie odpowiedniego systemu CRM oraz zaprojektowanie skutecznego lejka sprzedaży, to absolutna podstawa na konkurencyjnych rynkach. Chociaż świadomość w tym zakresie wciąż rośnie, to w praktyce okazuje się, że efektywne zarządzanie relacjami z klientami, przy zachowaniu wysokiej jakości obsługi, jest przede wszystkim czasochłonne. Czy istnieje na to lepszy sposób, niż zatrudnienie kolejnych specjalistów?
Tutaj z pomocą przychodzi automatyzacja procesów w sprzedaży, dzięki której większość czynności, w tym ocena leadów, generowanie dokumentów i wysyłanie spersonalizowanych wiadomości może zostać zautomatyzowana!
Wyobraź sobie, że większość rutynowych zadań związanych ze sprzedażą i obsługą klientów może być wykonywana automatycznie – z minimalnym udziałem pracowników, lub całkowicie bez potrzeby angażowania ich uwagi. Takie podejście znacząco przyspiesza realizację poszczególnych zadań, umożliwiając zespołowi skupienie się na zadaniach o większym znaczeniu strategicznym – faktycznemu budowaniu relacji z klientami czy pracą nad ulepszaniem oferty.
Zautomatyzowany system CRM otwiera przed firmami nowe możliwości, zwiększając nie tylko efektywność operacyjną, ale także podnosząc jakość świadczonych usług. Dzięki wdrożeniu takich rozwiązań firmy mogą szybciej gromadzić i analizować dane, co pozwala sztucznej inteligencji tworzyć spersonalizowane oferty w kilka sekund.
W pierwszej kolejności należy podkreślić, że wdrożenie automatyzacji, wymaga nie tylko przystosowania się do pracy z nowymi narzędziami, ale też zmiany podejścia do tworzenia procesów. Te najczęściej tworzone są w taki sposób, aby wykonywał je człowiek. Poprzez wykorzystanie nowych technologii, a tym automatyzacji procesów biznesowych, otwierają się nowe możliwości, dzięki którym optymalizacja firmy wchodzi na nowy, wyższy poziom.
Idealnie obrazuje to przyspieszenie pracy w systemie CRM. Co ważne, wdrożenie takiego rozwiązania wcale nie musi oznaczać zmiany oprogramowania i układania wszystkiego na nowo. W naszym przykładzie posługujemy się popularnym systemem Pipedrive, który po zintegrowaniu z dosłownie kilkoma narzędziami dostaje wiatru w żagle i staje się centralą do pracy w zautomatyzowanym środowisku. Jak to działa? Przeanalizujemy to krok po kroku:
Zdarzeniem rozpoczynającym zautomatyzowany proces może być formularz kontaktowy wypełniany przez potencjalnych klientów. W momencie kliknięcia przycisku „wyślij” system pobiera wprowadzone dane, a następnie przystępuje do weryfikacji nowego leda.
Automatyzacja sprawdza wiarygodność podanego adresu e-mail, a następnie odpytuje rejestry w celu pozyskania dodatkowych informacji – w tym NIP-u, danych z GUS-u, a nawet numerów kont bankowych.
Na podstawie zebranych danych sztuczna inteligencja:
Jednak automatyzacja CRM to nie tylko szybkość działania, ale również precyzja. Na podstawie zgromadzonych danych, system automatycznie przypisuje branżę, a także dopasowuje odpowiedniego sprzedawcę – na przykład bazując na jego wiedzy i doświadczeniu w branży leada.
Na tej podstawie zebranych danych w systemie tworzy się nowa szansa sprzedaży, dzięki czemu wszystkie najważniejsze informacje znajdują się w jednym miejscu. Jeśli scoring jest odpowiednio wysoki, do potencjalnego klienta trafia automatyczna wiadomość z podziękowaniem oraz informacją o przydzielonym opiekunie. Treść może zostać spersonalizowana – np. uzupełniona o link do case studies z branży leada.
Automatyczne alerty i powiadomienia znacząco skracają czas reakcji zespołu, co pozwala szybciej reagować na nowe zgłoszenia. Na Slacku zostaje opublikowany post o nowym leadzie, a bezpośrednie powiadomienie jest wysyłane do przypisanego sprzedawcy. Dzięki temu znacząco podnosi się response time.
Po rozmowie kwalifikacyjnej i wypełnieniu odpowiedniego formularza przez sprzedawcę lead automatycznie przechodzi na kolejny etap.
System samodzielnie generuje umowę NDA uzupełnioną wszystkimi potrzebnymi danymi. Co ważne, umowa może uwzględniać wiele zmiennych i być dowolnie dostosowana – między innymi pod kątem wymagań w różnych branżach.
Potencjalny klient otrzymuje kolejną spersonalizowaną wiadomość – tym razem z gotową umową oraz linkiem do interaktywnego kalendarza, w którym umówi kolejne spotkanie z konsultantem – na przykład w celu dalszego badania potrzeb. Po wybraniu terminu w systemie utworzy się nowe wydarzenie, o czym zostaną powiadomione zaangażowani w obsługę leada członkowie zespołu.
Gdy szansa sprzedaży przechodzi na kolejny etap, system jest gotowy do wygenerowania oferty. Aby to zrobić, wystarczy wybrać z menu produkty, a następnie kliknąć jeden przycisk – wtedy sztuczna inteligencja w kilka sekund przygotuje kompletną, obrandowaną ofertę w pliku PDF. Dokument zostanie dostosowany do rodzaju klienta, jego branży i specyficznych wymagań. Co więcej, w ofercie zostaną zawarte nawet dane opiekuna – przydzielonego automatycznie na podstawie scoringu i doświadczenia!
Po zaakceptowaniu oferty, automatyzacja samodzielnie generuje gotową umowę, która zostaje wysłana do klienta. Jeśli klient ma uwagi, wystarczy, że naniesie je w komentarzach, a wtedy automatyzacja powiadomi odpowiednie osoby – np. w dziale prawnym. Powiadomienie może też trafić do odpowiedzialnej osoby na Slacku.
Ostatnim etapem jest zamknięcie sprzedaży, po którym system automatycznie generuje fakturę i wysyła ją klientowi wraz z podziękowaniami. Cały zespół zostaje poinformowany o nowym kliencie przez Sales Alert na Slacku, co wzmacnia morale i buduje zaangażowanie.
Brzmi dobrze? Pamiętaj o tym, że zautomatyzowanie procesu obsługi nowej szansy sprzedaży to nie koniec możliwości automatyzacji. Taki system zoptymalizuje także dalsze kroki, a w tym codzienną pracę zespołu w projektach, monitorowanie i raportowanie efektów, a nawet ewentualne działania windykacyjne. Zautomatyzować można większość powtarzalnych i czasochłonnych zadań, które zajmują dużo czasu lub generują wysokie koszty.
Chcesz zobaczyć, jak działa zautomatyzowany CRM? Zapisz się i odbierz nagranie z darmowego webinaru „Zautomatyzowany dział sprzedaży”. W czasie prawie godzinnego nagrania Szymon Kita (CEO Let’s automate) pokazuje krok po kroku działanie takiego systemu na praktycznych przykładach.
Nie czekaj, odbierz dostęp do nagrania: Zautomatyzowany dział sprzedaży
Zautomatyzowany system CRM to narzędzie, które pozwala dokładniej i szybciej kwalifikować nowe szansy sprzedaży, a przy tym daje realną szansę wyprzedzenia konkurencji. Co więcej, to nie tylko sposób na zoptymalizowanie procesu, ale też poprawę jego jakości!
Chcesz dowiedzieć się więcej, jak taki system może działać w Twojej firmie? Zapraszamy na bezpłatną konsultację. W czasie 30-minutowej rozmowy nasz konsultant zaprezentuje Ci konkretne rozwiązania!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
