Szeroko rozumiana automatyzacja procesów biznesowych to aktualnie jeden z najgorętszych trendów w biznesie. Zdajemy sobie jednak sprawę z tego, że nie dla wszystkich cała ta koncepcja oraz poszczególne nazwy mogą być jasne. BPA, RPA, BMP, IPA, DPA… akronimów dotyczących automatyzacji jest już tak wiele, że nietrudno się w nich pogubić. Najlepszym na to dowodem jest regularnie pojawiające się pytanie – czym różni się robotyzacja od automatyzacji procesów? Dziś raz na zawsze rozwiejemy wszelkie wątpliwości!

Automatyzacja i robotyzacja – co je łączy?

Zanim przejdziemy do różnic, warto zacząć od tego, co łączy oba tytułowe terminy. Automatyzacja (BPA) i robotyzacja (RPA) to przede wszystkim wykorzystanie nowoczesnych technologii w optymalizowaniu i przyspieszaniu wykonywania powtarzalnych czynności. Głównym celem takich wdrożeń jest wzrost efektywności oraz redukcja czasu pracy, a co za tym idzie, ograniczenie firmowych kosztów.

Praca z danymi, administracja, prowadzenie rekrutacji oraz sprzedaż to tylko część obszarów działań, w których zastosowanie precyzyjnych algorytmów przekłada się na zwiększenie wydajności oraz zminimalizowanie liczby popełnianych błędów. To wszystko umożliwia firmom skupienie się na strategicznych i kreatywnych aspektach biznesu, zamiast na rutynowych zadaniach.

Czym różni się automatyzacja od robotyzacji?

Skoro efekt jest podobny, to gdzie tkwi różnica? Chociaż BPA (Business Process Automation) i RPA (Robotic Process Automation) wykorzystują podobne narzędzia, to mówimy tutaj o dwóch zupełnie innych koncepcjach:

• RPA skupia się na rozwiązywaniu pojedynczych problemów i automatyzacji konkretnych zadań – na przykład pobieranie danych z przeskanowanych dokumentów.
• Automatyzacja procesów biznesowych to podejście holistyczne, czyli kompleksowa optymalizacja firmowych działań, która ma długofalowo wspierać przedsiębiorstwo w poprawie wyników, przyspieszeniu działań oraz ograniczeniu wydatków.

Czym jest robotyzacja procesów biznesowych?

Wbrew pozorom robotyzacja procesów nie ma nic wspólnego z maszynami ani robotami znanymi między innymi z nowoczesnych hal produkcyjnych. Tutaj mamy na myśli oprogramowanie lub aplikację mającą na celu wykonywanie prostych i powtarzalnych czynności, które do tej pory należały do obowiązków pracownika. Najczęściej spotykane rozwiązania w robotyzacji procesów to skrypty oraz boty mające wykonywać proste, jednowymiarowe zadania.

Przykłady zastosowań robotyzacji procesów biznesowych

Z RPA mamy do czynienia na co dzień i nawet o tym nie wiemy. Jednym z najpopularniejszych zastosowań jest wykorzystanie bota udzielającego odpowiedzi na proste pytania – na przykład w sklepie internetowym. Dzięki temu dział pomocy lub doradców klienta oszczędza czas i może poświęcić go na rozwiązywanie problemów wymagających specjalistycznej wiedzy i doświadczenia.

Robotyzacja sprawdza się najlepiej w sytuacjach, gdzie nie zależy nam na zoptymalizowaniu całego procesu (np. obsługi lejka), ale tylko pojedynczego i monotonnego zadania, które niepotrzebnie zajmuje zbyt wiele czasu.

Kiedy warto wybrać robotyzację?

RPA jest dobrym wyborem dla:

• prostych i nieskomplikowanych zadań;
• automatyzowania pracy niepowiązanej z bardziej złożonymi procesami.
  ‍

RPA nie jest dobrym wyborem dla:

• czynności o wysokim stopniu skomplikowania;
• wspierania sprzedaży;
• zbierania danych z różnych miejsc i raportowania;
• pracy, która opiera się na wielu zmiennych i różnych scenariuszach;
• optymalizacji całych procesów biznesowych;
• usprawniania przepływu pracy i firmowej komunikacji.
  ‍

Automatyzacja procesów biznesowych – co to jest?

Automatyzacja procesów biznesowych to bardziej kompleksowe podejście do firmowej optymalizacji. Mówimy tutaj nie tylko o zautomatyzowaniu rutynowych zadań, ale też przyspieszeniu i usprawnieniu całych procesów biznesowych. To właśnie dlatego, BPA znajduje zastosowanie w firmach, które opierają swoje działanie na dobrze ułożonych, działających i skutecznych procesach. Wykorzystanie nowoczesnych technologii (a w tym sztucznej inteligencji), to sposób na wprowadzenie firmy na nowy, wyższy poziom, gdy robotyzacja ogranicza się tylko do oddelegowania pojedynczych zadań.

W związku z powyższym zupełnie inaczej przebiega też sposób współpracy. Po serii konsultacji, które pozwalają lepiej poznać firmę, przechodzimy do dokładnej analizy i mapowania procesów biznesowych we wskazanych obszarach działań. Doświadczeni analitycy biznesowi na tym etapie współpracy rozkładają każdy proces na czynniki pierwsze i sprawdzają krok po kroku, jak przebiega jego realizacja. Dzięki temu możemy wytypować zadania nadające się do zautomatyzowania w kontekście optymalizacji całego procesu – na przykład obsługi leadów z górnego poziomu lejka sprzedaży.

Przykłady zastosowań automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja sprawdza się wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z powtarzalnymi zadaniami, które nie wymagają od nas kreatywności. To właśnie dlatego BPA idealnie nadaje się do usprawnienia pracy z danymi (od gromadzenia, przez segregowanie, po raportowanie), przyspieszenia obiegu dokumentów, poprawienia jakości i szybkości w obsłudze klienta oraz zwiększenia efektywności w sprzedaży na każdym etapie dojrzewania leadów.

Najważniejsze zalety automatyzacji procesów biznesowych

• Oszczędność czasu i pieniędzy – automatyzacja procesów biznesowych pozwala na znaczne oszczędności czasu i kosztów operacyjnych. Przekształcając rutynowe zadania w działania zautomatyzowane, firmy mogą skupić swoje zasoby na bardziej strategicznych i wartościowych celach, a przy tym zrezygnować z wielu zewnętrznych usług i outsourcingu.
• Customowe dashboardy, czyli Twój firmowy system operacyjny – w automatyzacji najważniejsze są algorytmy wykonujące pracę za Ciebie i za Twoich pracowników. Jednak nie możemy przy tym zapominać o wizualnej nakładce do obsługi takiego systemu. Wraz z automatyzacją otrzymujesz zaprojektowane pod kątem Twoich wymagań panele użytkownika, dzięki którym całą pracę wykonasz jednym kliknięciem.
• Większe zadowolenie Twoich pracowników – automatyzacja oznacza realne korzyści także dla pracowników. Zamiast zajmować się monotonnymi i rutynowymi zadaniami, mogą oni skoncentrować się na bardziej satysfakcjonującej części pracy, dzięki czemu zyskają nowe umiejętności i zbudują doświadczenie. To nie tylko zwiększa zaangażowanie, ale również pozytywnie wpływa na kulturę organizacji.
• Ograniczenie liczby popełnianych błędów – automatyzacja i algorytmy nie są podatne na pomyłki, jakie zdarzają się pracownikom, zwłaszcza przy monotonnych i powtarzalnych zadaniach. Wdrożenie systemu ogranicza ryzyko popełnienia błędów do absolutnego minimum. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że podejmujesz kluczowe decyzje na podstawie poprawnych danych.
• Bieżące monitorowanie procesów i szukanie oszczędności – automatyzacja to nie tylko jednorazowe wdrożenia, ale przede wszystkim stałe analizowanie firmowych procesów i wprowadzanie kolejnych optymalizacji, które każdego miesiąca oszczędzają kolejne godziny, a przy tym redukują firmowe koszty.
• Automatyzacja rośnie wraz z Twoją firmą – rozwój firmy zawsze musi wiązać się z prowadzeniem kolejnych rekrutacji? Niekoniecznie! Dobrze zaprojektowany system automatyzacji nie boi się skalowania i dostosowuje się do zmiennej liczby dokumentów, danych oraz klientów.
• Wzrost bezpieczeństwa firmowych danych – zautomatyzowanie procesów, przeprojektowanie firmowej komunikacji i wyeliminowanie możliwości przypadkowego ujawnienia informacji, to klucz w zapewnieniu bezpieczeństwa w biznesie. Poprzez ochronę wrażliwych danych, usprawnienie zarządzania dostępami i tworzenie regularnych kopii zapasowych, skutecznie zabezpieczysz cenne informacje przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy uszkodzeniem.
  ‍

Czy automatyzacja procesów biznesowych sprawdzi się w mojej firmie?

BPA jest dobrym wyborem jeśli:

• chcesz zoptymalizować i usprawnić złożone zadania i procesy;
• szukasz oszczędności w kosztach firmowych;
• skalujesz firmę, ale nie chcesz zatrudniać nowych pracowników;
• zależy Ci na poprawie komunikacji i satysfakcji Twojego zespołu;
• potrzebujesz customowej aplikacji, gdyż gotowe rozwiązania nie spełniają Twoich wymagań;
• uważasz, że Twoi pracownicy tracą za dużo czasu na mało znaczące i monotonne zadania;
• bierzesz pod uwagę, że dany proces często się zmienia i może wymagać dostosowywania;
• w Twoich procesach występuje wiele różnych czynników – na przykład przy gromadzeniu leadów z różnych źródeł.
  ‍

BPA nie jest najlepszym wyborem dla:

• automatyzacji pojedynczych, odizolowanych czynności.
  ‍

Co wybrać – automatyzacja czy robotyzacja?

Wybór między automatyzacją a robotyzacją zależy od wielu czynników, jednak podstawowym kryterium jest sama kwestia podejścia do optymalizacji pracy. Robotyzacja to rozwiązanie precyzyjne niczym oko snajpera – bierze na celownik jeden konkretny problem i pozbywa się go za pomocą algorytmu. My natomiast (BPA) skupiamy się na podejściu holistycznym, czyli projektujemy systemy automatyzacji procesów biznesowych, które usprawniają działanie Twojej firmy tak, jakbyś nagle zatrudnił kilku nowych pracowników, a nawet cały dział!

Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach automatyzacji i zobaczyć, jak współpraca z nami przełoży się na korzyści dla Twojej firmy? Zapraszamy na darmową konsultację – wystarczy, że wypełnisz poniższy formularz! W czasie 30-minutowej rozmowy poznamy Twoje potrzeby i zaproponujemy kilka zaskakujących pomysłów, dzięki którym wyprzedzisz konkurencję!

‍