Kiedy myślimy o automatyzacji, często skupiamy się na samej technologii. Jednak równie ważne co samo projektowanie systemu, jest odpowiednie przygotowanie i przeanalizowanie poszczególnych czynności występujących w procesie. Bez precyzyjnego zrozumienia, jak działają procesy w Twojej firmie, nawet najnowocześniejsze narzędzia mogą okazać się nieskuteczne.
Automatyzacja procesów biznesowych powinna być rozumiana jako kompleksowe podejście do optymalizowania firmy. Wdrożone rozwiązania mają oszczędzać czas i pieniądze, usprawniać firmową organizację oraz zwiększać efektywność pracy. To właśnie tutaj leży główna różnica między automatyzacją i robotyzacją.
Więcej o tym czym różni się automatyzacja od robotyzacji, przeczytasz w poprzednim wpisie na naszym blogu.
Właśnie dlatego tak istotnym elementem tej układanki jest wcześniejsza analiza całego procesu. Rozłożenie ścieżki na pojedyncze kroki pozwala wytypować nieefektywne czynności, a następnie zdecydować, które z nich wyeliminować, a co zautomatyzować.
Mapowanie to technika analityczna polegająca na graficznym przedstawieniu kroków, zasad i czynności składających się na cały proces biznesowy. Taka ilustracja przebiegu poszczególnych zadań pokazuje nam wszystkie powiązania i wąskie gardła napotykane podczas realizacji konkretnego celu – na przykład przy zamykaniu sprzedaży w B2B.
Stworzenie mapy procesów to sposób na znacznie głębsze zrozumienie funkcjonowania firmy – zwłaszcza w kontekście przepływów pracy i czasu potrzebnego na wykonanie konkretnych zadań. Przeglądając procesy i rozkładając je na poszczególne kroki, możesz zidentyfikować niepotrzebne lub zdublowane czynności, a dzięki temu skupić się na optymalizacji. Mapa procesów jest zatem nie tylko graficznym obrazem tego, co się dzieje podczas realizacji celu, ale również narzędziem diagnostycznym pozwalającym analizować i oceniać skuteczność poszczególnych elementów procesów, na których opiera się Twój biznes.
Stworzenie mapy procesu biznesowego nie jest tak skomplikowane, jak może się wydawać na pierwszy rzut oka. Od czego zacząć? Poniższa lista z pomoże Ci przygotować się do pierwszego mapowania:
Wszystko zaczyna się od zidentyfikowania konkretnego procesu lub problemu. Może to być dowolna czynność lub sekwencja zdarzeń, której chcesz się przyjrzeć, aby następnie ją usprawnić. Jakie procesy możemy w ten sposób analizować? Mapować możesz zarówno proste i rutynowe zadania biurowe, jak i złożone operacje handlowe lub produkcyjne.
Następnie należy sporządzić listę wszystkich zadań będących częścią wskazanego procesu. Najważniejsze w tym etapie jest uwzględnienie każdego kroku, niezależnie od tego, jak mały lub nieważny może się wydawać. To właśnie te drobne szczegóły często decydują o efektywności całego procesu.
Zidentyfikowane czynności w danym procesie musisz ułożyć w odpowiedniej kolejności. Chronologia jest tutaj kluczowa, gdyż w dużej mierze to od niej zależy to, jak mapa procesu będzie finalnie wyglądała.
Kiedy już masz listę zadań oraz ich sekwencję, nadszedł czas na stworzenie wizualnej reprezentacji procesu. Możesz użyć standardowych symboli mapowania, aby ułatwić jej zrozumienie:
Ostatni krok to studium stworzonej mapy procesu. Celem tej analizy jest identyfikacja potencjalnych obszarów do zoptymalizowania. Może to obejmować eliminację niepotrzebnych kroków, zmianę sekwencji kroków dla większej efektywności, czy identyfikację miejsc, w których proces jest zbyt skomplikowany lub niejasny.
Mapowanie procesów to nie tylko narzędzie do zrozumienia, jak rzeczy działają, ale też klucz do ich usprawnienia. Każdy zidentyfikowany obszar do poprawy to szansa na oszczędność czasu i pieniędzy w Twojej firmie. Pamiętaj, że proces ten jest cykliczny – zawsze możesz wrócić do swojej mapy i zaktualizować ją, gdy tylko Twój proces biznesowy ulegnie zmianie.
Skuteczna automatyzacja firmy wymaga przede wszystkim indywidualnego spojrzenia na potrzeby firmy, zbadania sposobu działania i powiązań między istniejącymi procesami.
Dokonując mapowania procesów, zbieramy też wartościowe dane potrzebne do monitorowania i oceny wpływu automatyzacji na efektywność Twojej firmy. Wdrożenie automatyzacji bez odpowiedniego zrozumienia i analizy procesów może prowadzić do niepotrzebnych komplikacji, zwiększania kosztów, a nawet pogorszenia wydajności.
Musisz pamiętać o tym, że automatyzacja sprawdza się najlepiej w przypadku dobrze ułożonych procesów. Jej wdrożenie nie ma rewolucjonizować istniejących procesów biznesowych, ale maksymalnie je optymalizować. Mapowanie pozwala prześledzić całą ścieżkę, a następnie jest podstawą podczas projektowania systemu zwiększającego efektywność i skracającego czas pracy do minimum.
Każda firma jest inna, a co za tym idzie, ma unikalne procesy biznesowe, które działają danej branży. To właśnie dlatego gotowe rozwiązania mające zoptymalizować różne procesy nigdy nie będą w stanie idealnie wpisać się w konkretne oczekiwania. Nie ma tutaj przestrzeni na indywidualne podejście, uwzględnienie struktury Twojej firmy oraz możliwości połączenia pracy różnych działów.
Z drugiej strony customowe automatyzacje nie mają z góry ustalonych ram – działania na każdym etapie procesu można dowolnie dostosować, a spersonalizowane dashboardy pozwalają tworzyć aplikacje wpisujące się w wymagania specyficzne dla określonego stanowiska.
Od czego zacząć automatyzację? Pierwszym krokiem będzie sprawdzenie, czy w procesie nie występują zdublowane czynności, które tylko pozornie wnoszą coś do ścieżki realizacji celu. Wyeliminuj zbędne kroki już na samym początku, a dzięki temu automatyzacja będzie działać jeszcze skuteczniej.
Gdy już to zrobisz, możesz przejść do wytypowania elementów procesu nadających się do zautomatyzowania. Tutaj zwróć przede wszystkim uwagę na najbardziej czasochłonne zadania oraz rutynowe czynności, które z powodzeniem może zastąpić algorytm.
Gotowy przykład wraz z dokładnym omówieniem znajdziesz na nagraniu z naszego ostatniego webinaru – Zautomatyzowany dział sprzedaży.
Mapowanie procesów biznesowych to klucz do skutecznego zautomatyzowania firmy. To właśnie dzięki pracy analityków możemy zaprojektować system idealnie wpisujący się w konkretne oczekiwania, charakterystykę firmy, oraz branżę, w jakiej działasz.
Decydując się na długofalową współpracę z Let’s automate zyskujesz cały zespół specjalistów, którzy każdego miesiąca szukają dla Ciebie nowych okazji do zoptymalizowania procesów w sprzedaży, analizie danych, rekrutacji, czy pracy działu HR. Oszczędności zobaczysz już po pierwszym miesiącu!
Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych możliwościach i porozmawiać o pomysłach na zautomatyzowanie Twojej firmy? Zapraszamy na bezpłatną konsultację, a w czasie 30-minutowej rozmowy zaprezentujemy kilka zaskakujących pomysłów na usprawnienie biznesu. Nie czekaj, wypełnij poniższy formularz i zobacz, jak automatyzacja pomoże Ci wyprzedzić konkurencję!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
