Optymalizacja i automatyzacja procesów to inwestycja, która może zadecydować o sukcesie firmy na konkurencyjnym rynku. Natomiast, aby takie rozwiązanie przyniosło oczekiwane rezultaty, niezbędne jest odpowiednie przygotowanie zespołu.
Na co zwrócić uwagę, aby efektywnie współpracować z firmą wdrażającą automatyzację i zapewnić najlepsze warunki do jej wdrożenia? Poniżej przeanalizujemy kilka najważniejszych kroków, które pomogą przygotować Twój zespół na nadchodzące zmiany!
Automatyzacja, z perspektywy osób zarządzających firmą, jest oczywiście postrzegana jako krok ku postępowi – to szansa na wzrost efektywności, redukcję błędów i oszczędność czasu. Trzeba jednak pamiętać przy tym o perspektywie tej drugiej strony.
Dla zespołu jej wdrożenie może być źródłem niepokoju. Jeśli pracownicy nie są świadomi, dlaczego i w jaki sposób ich praca zostanie zautomatyzowana, mogą obawiać się o swoją przyszłość, co prowadzi do oporu i spadku zaangażowania. To właśnie dlatego wczesne i przejrzyste komunikowanie planowanych zmian, a także zaangażowanie zespołu w sam proces planowania automatyzacji, jest tak ważne.
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez firmy podczas wdrażania automatyzacji jest brak jasnej komunikacji. Decyzje o automatyzacji często zapadają na szczeblach C-level, a pracownicy dowiadują się o nich z opóźnieniem, co buduje dystans, nieufność oraz niepotrzebny lęk. Aby uniknąć takich sytuacji, należy od samego początku komunikować planowane zmiany na wszystkich poziomach organizacji.
Uwaga: warto dostosować formę komunikacji do specyfiki firmy – mogą to być spotkania kick-off, warsztaty, czy nawet dodawane regularnie notatki na Slacku. Ważne, aby komunikacja była nie tylko klarowna, ale również dwustronna – pracownicy powinni mieć przestrzeń do zadawania pytań i wyrażania swoich obaw.
Kolejnym krokiem w procesie wdrażania automatyzacji będzie wyraźne określenie jej celów i skuteczne zakomunikowanie ich zespołowi. Automatyzacja nie jest celem samym w sobie – to środek do osiągnięcia konkretnych korzyści biznesowych. Ważne, aby zostały one jasno zdefiniowane i mogły być zmierzone, np. zwiększenie efektywności operacyjnej, redukcja liczby błędów ludzkich, oszczędność czasu i kosztów.
Podzielenie się tymi celami z członkami zespołu pomoże zbudować świadomość, zrozumienie i zaangażowanie w proces automatyzacji. Kiedy pracownicy dowiedzą się, dlaczego zmiany są wprowadzane i jakie konkretne korzyści z nich wynikają, szybciej je zaakceptują i aktywnie włączą się we wdrożenie. Budowanie tej świadomości jest kluczowe, ponieważ automatyzacja wymaga często zmiany przyzwyczajeń i sposobów pracy.
Skuteczne wdrożenie automatyzacji wymaga także wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za koordynowanie współpracy z zewnętrzną firmą projektującą i wdrażającą automatyzację.
Najlepiej, aby był to pracownik wewnętrzny, dobrze znający organizację, procesy biznesowe oraz oczekiwania zespołu. Osoba ta powinna być upoważniona do reprezentowania interesów firmy i podejmowania wiążących decyzji w trakcie współpracy z dostawcą automatyzacji.
Dzięki wytypowaniu takiego koordynatora unikamy wielu nieporozumień i opóźnień. To on filtruje informacje między zespołem a firmą zewnętrzną, zapewniając spójność przekazu i szybkie rozwiązywanie pojawiających się problemów.
Wdrażanie automatyzacji często ujawnia nieoczywiste sprzeczności i wyjątki w dotychczasowych procedurach – a tych zewnętrzna firma zajmująca się projektowaniem automatyzacji prawdopodobnie nie będzie świadoma. Pracownicy powinni być przygotowani na to, że niektóre z tych aspektów zostaną wyeliminowane lub zmienione.
Zaangażowani w proces pracownicy są w stanie zidentyfikować wszelkie niespójności lub specyficzne wyjątki, które muszą zostać uwzględnione lub zmodyfikowane w nowych, zautomatyzowanych procesach.
Równie istotne jest przygotowanie pracowników na to, że niektóre utrwalone sposoby działania ulegną zmianie. Automatyzacja często wymaga standaryzacji i eliminacji wyjątków, co może być początkowo postrzegane jako komplikacja.
W procesie automatyzacji każdy szczegół ma ogromne znaczenie. Niuanse i wyjątki, które są naturalnie zrozumiałe dla pracowników firmy, mogą zostać przeoczone przez zewnętrzną firmę wdrażającą automatyzację. Dlatego tak istotne jest, aby pracownicy dokładnie informowali o najdrobniejszych aspektach istniejących procesów. Tylko wtedy firma automatyzująca będzie w stanie w pełni odzwierciedlić rzeczywistość operacyjną organizacji w nowych, zautomatyzowanych systemach.
Szczegółowe przekazanie informacji o wszelkich wyjątkach, regułach, limitach i niestandardowych sytuacjach występujących w codziennej praktyce pozwoli uniknąć niewłaściwego skonfigurowania automatyzacji. Oczywiście, pewne problemy mogą zostać wyłapane dopiero po czasie, jednak wcześniejsze rozpoznanie wszystkich potencjalnych wariantów i wyjątków umożliwia przygotowanie automatyzacji na te scenariusze już na etapie projektowania.
Jak to działa w Let's automate? Każde projektowane i wdrażane przez nas rozwiązanie przechodzi fazę testów, które obejmują także testy po stronie klienta. Te etapy stanowią dodatkowy bufor bezpieczeństwa, którego celem jest wyłapanie wszelkich niepożądanych działań i dostosowanie systemu do oczekiwanego rezultatu. Dzięki temu nawet jeśli pewne problemy zostaną zidentyfikowane później, są one szybko naprawiane, minimalizując ryzyko poważnych zakłóceń w funkcjonowaniu systemu.
Przed przystąpieniem do wdrożenia automatyzacji, ważne, aby wspólnie z zespołem przedyskutować i wyjaśnić, jakie zmiany i konsekwencje może ona ze sobą przynieść. Najlepszym sposobem na to jest przeprowadzenie dedykowanych warsztatów, podczas których zespół będzie mógł otwarcie porozmawiać o tym temacie.
Podczas takich warsztatów warto zaproponować stworzenie tablicy z czterema kolumnami: plusy automatyzacji dla organizacji, plusy dla pracowników, potencjalne minusy automatyzacji oraz obawy pojawiające się wśród członków zespołu. Taka struktura dyskusji pozwoli kompleksowo przeanalizować różne perspektywy i wpływ automatyzacji.
Pobierz checklistę i szablon do przeprowadzenia takich warsztatów: Porozmawiaj o automatyzacji ze swoim zespołem
Otwarta i uczciwa rozmowa na ten temat, z uwzględnieniem obaw i oczekiwań pracowników, buduje zaangażowanie i poczucie współuczestnictwa w procesie zmian. Zespół będzie mógł lepiej zrozumieć, jakie korzyści przyniesie automatyzacja, ale też jakie wyzwania się z nią wiążą. To z kolei ułatwi późniejszą akceptację i efektywne wdrożenie nowych, zautomatyzowanych rozwiązań.
Liderzy w firmie odgrywają kluczową rolę w procesie automatyzacji. Ich zadaniem jest nie tylko nadzorowanie procesu, ale przede wszystkim inspirowanie i wspieranie zespołu. Powinni aktywnie uczestniczyć w komunikacji z pracownikami, wyjaśniać cele automatyzacji i rozwiewać wszelkie wątpliwości. Muszą być gotowi na ewentualne trudności i szybko reagować na pojawiające się problemy.
Zadaniem liderów będzie też zachęcanie do innowacji i otwartego podejścia do zmian. Warto, aby liderzy stali się ich ambasadorami, pokazując, że automatyzacja to także korzyści dla zespołu oraz szansa rozwoju.
Automatyzacja niesie za sobą ogromne korzyści dla firmy, natomiast tylko wtedy, gdy zostanie przeprowadzony z pełnym zaangażowaniem i wsparciem zespołu. Kluczem do sukcesu jest jasna, transparentna komunikacja, określenie celów, przygotowanie pracowników na zmiany oraz dbałość o detale. Przeprowadzenie automatyzacji w sposób otwarty i przemyślany pozwoli uniknąć wielu problemów i zapewni płynne wdrożenie nowych procesów, co w efekcie przełoży się na wzrost efektywności i konkurencyjności firmy.
Automatyzacja może zadecydować o przyszłości Twojej firmy – zadbaj więc o to, aby każdy etap tego procesu był przeprowadzony z należytą starannością i uwagą, a zespół czuł się integralną częścią tych zmian.
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
