Obsługa księgowa to jeden z najważniejszych aspektów działania każdej firmy. Zarówno w przypadku małych przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji, procesy księgowe mają dbać o płynność i bezpieczeństwo finansowe. Jednak warto przy tym podkreślić, że praca księgowych to w dużej mierze powtarzalne i czasochłonne zadania – idealne do zautomatyzowania.

Jak automatyzacja księgowości może pomóc Twojej firmie? Wszystkiego dowiesz się w tym artykule.

Na czym polega automatyzacja księgowości?

Automatyzacja procesów biznesowych to hasło kojarzące się wielu przedsiębiorcom z rozwiązaniami zarezerwowanymi dla wielkich firm. Czy to prawda? Otóż jednym z naszych głównych celów jest właśnie udowodnienie, że automatyzacja to sposób na usprawnienie działania każdej firmy – zwłaszcza z sektora MŚP.

Praca działów finansowo-księgowych opiera się przede wszystkim na dwóch rodzajach czynności – realizacji zadań wymagających specjalistycznej wiedzy oraz powtarzalnych i schematycznych działaniach. Automatyzacja księgowości jest odpowiedzią na te drugie, czyli niekończącą się pracę w Excelu oraz walkę z nieintuicyjnymi programami, w których te same czynności trzeba powtarzać raz po raz. Dzięki mapowaniu procesów oraz ich dokładnej analizie wskazujemy etapy wymagające usprawnienia lub wyeliminowania poprzez ich zautomatyzowanie. 

Jak działa automatyzacja w księgowości?

Aby wyjaśnić, jak w praktyce działa zautomatyzowany system księgowy, najlepiej będzie posłużyć się konkretnymi przykładami. Dzięki automatyzacji pracy księgowych możemy uprościć większość procesów związanych z finansami firmy, co oznacza oszczędność przynajmniej kilkunastu godzin w skali miesiąca.

Przykładowy system automatyzacji procesów księgowych i finansowych

Jak to wygląda w praktyce? System do automatycznej obsługi dokumentów księgowych to przede wszystkim rozwiązanie problemu pracy na klasycznych arkuszach. Jeśli w Twojej firmie podstawą funkcjonowania działów handlowych i księgowych są niekończące się tabele, to znaczy, że każdego miesiąca tracicie kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt godzin na ręcznym przetwarzaniu danych. 

Dzięki automatyzacji wszystkie procesy związane z uzupełnianiem, analizowaniem i przekazywaniem informacji mogą zostać wykonywane przez jeden dedykowany system. Zobacz na poniższym przykładzie, jak może to działać:

1. Już na etapie rozmów o potencjalnej współpracy system automatycznie sprawdzi informacje o kliencie w rejestrach, co pozwoli na starcie wyeliminować niewypłacalnych kontrahentów. 
2. Po ustaleniu wszystkich szczegółów wygenerujesz gotową umowę o współpracy – bez konieczności przerabiania jej ręcznie w Wordzie. Wszystkie dane zostaną automatycznie pobrane z systemu CRM.
3. System do automatyzacji księgowości będzie sprawdzać na bieżąco wszystkie wpływy od Twoich klientów. Po przekroczeniu terminu płatności dostaniesz powiadomienie, a klient spersonalizowaną wiadomość z prośbą o uregulowanie płatności.
4. Jeśli mimo upomnień klient nie opłaci faktury, wewnętrzny system do zarządzania firmowymi finansami rozpocznie zaplanowaną procedurę windykacyjną – bez angażowania pracowników działu księgowości.
5. Dzięki połączeniu systemu z kontem bankowym zyskasz kontrolę nie tylko nad przychodami, ale firmowymi kosztami. Wszystkie wydatki będą odpowiednio skatalogowane, a o terminach rozliczeń przypomni automat.
6. Wszystkie wyniki oraz raporty finansowe sprawdzisz w jednym miejscu. System może też dla Ciebie przygotowywać prognozy, które ułatwią kontrolowanie finansów firmy oraz planowanie rozwoju firmy.

Automatyzacja procesów księgowych – dlaczego warto ją wdrożyć? 

Automatyzacja księgowości to nic innego, jak wdrożenie nowych technologii mających odciążyć wykwalifikowanych pracowników w wykonywaniu powtarzalnych czynności. W jaki sposób przekłada się to na rozwój biznesu?

Oszczędność czasu poprzez zautomatyzowanie powtarzalnych procesów księgowych

Pierwszą i najbardziej oczywistą korzyścią płynącą z wdrożenia automatyzacji księgowości jest oszczędność czasu. Praca księgowych w dużej mierze opiera się na ręcznym wpisywaniu i kopiowaniu danych, co  z powodzeniem może wykonywać za nich zautomatyzowany system księgowy. 

Zaoszczędzony czas specjaliści z działu księgowości mogą poświęcić na rozwój kompetencji lub analizę dostarczonych przez program raportów finansowych. Dzięki temu nie będziesz musiał zatrudniać nowych osób, a lepiej wykorzystasz możliwości aktualnie zatrudnionych pracowników. Automatyzacja to też oszczędność czasu dla właściciela firmy – zamiast kontrolować kilkanaście różnych plików i raportów, wszystko znajdziesz w na jednym ekranie podsumowującym sytuację finansową.

Zmniejszenie liczby błędów

Automatyzacja procesów księgowych zapewnia większą dokładność w przetwarzaniu danych finansowych – zarówno na etapie przepisywania informacji, jak i weryfikacji przeprowadzonych obliczeń. Nie ma się co oszukiwać – błędy zdarzają się nawet najbardziej doświadczonym pracownikom. Powierzając wykonywanie takich zadań systemowi automatyzacji, ograniczysz ryzyko wystąpienia pomyłki do zera.

Zapobieganie powstawaniu zatorów płatniczych

Zatory płatnicze są jedną z najczęstszych przyczyn utraty płynności finansowych w polskich firmach. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych ograniczysz ryzyko ich powstawania do minimum. Jak taki system wpływa na płynność finansową firmy? Najważniejsze są tutaj trzy etapy:

• Sprawdzenie potencjalnego klienta pod kątem jego wypłacalności i niepokojących informacji o zadłużeniu – pozwoli to wyeliminować kontrahentów, którzy mają problemy z opłacaniem faktur.
• Obsługa klienta od strony finansowej – przygotowanie bezpiecznej dla Ciebie umowy i sprawdzenie zapisów w dokumentach dostarczanych przez kontrahentów.
• Monitorowanie otrzymywanych płatności oraz zautomatyzowanie windykacji – system będzie na bieżąco informować Cię o rozliczeniach z klientami. W przypadku wystąpienia zaległości sam wyśle spersonalizowane przypomnienie do klienta, a gdy sytuacja będzie się przedłużać, rozpocznie procedurę windykacyjną bez interwencji człowieka.

Wszystkie te zadania mogą zostać w pełni zautomatyzowane, co oznacza, że nie będą angażowały uwagi właściciela firmy, ani pracowników działu księgowości. Unikanie niewypłacalnych klientów i szybkie reagowanie na pojawiające się opóźnienia w płatnościach to sprawdzony sposób na to, aby poprawić płynność finansową zarówno w handlu, jak i usługach.

Zwiększenie bezpieczeństwa i ochrony danych

Wykorzystanie automatyzacji w obiegu dokumentów księgowych to również lepsza ochrona danych finansowych firmy. Zastosowanie szyfrowanych połączeń oraz bezpiecznych kopii zapasowych sprawia, że zminimalizujesz ryzyko utraty danych i zapobiegniesz dostępowi do wrażliwych informacji przez niepowołane osoby.

Obniżenie kosztów firmowych

Zautomatyzowanie manualnej pracy na dokumentach to oszczędność na wielu poziomach. Takie rozwiązanie w pierwszej kolejności wiąże się z uwolnieniem biurowej przestrzeni i ograniczeniem wydatków na akcesoria biurowe. Zdecydowanie ważniejsza jednak jest oszczędność w kwestii zatrudnienia – dzięki automatyzacji Twój dział księgowości i finansów przestanie rozrastać się w nieskończoność.

Oszczędność czasu przełoży się bezpośrednio na zwiększenie efektywności pracy, ale też poprawi morale w zespole. Rezygnacja z monotonnych czynności pozwoli Twoim specjalistom wykazać się w rozwiązywaniu bardziej złożonych problemów niż odnajdywanie odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego.

Od czego zacząć automatyzację procesów biznesowych?

Pierwszym krokiem do wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych jest zawsze mapowanie oraz dokładna analiza funkcjonowania firmy – w tym obiegu dokumentów, struktury gromadzonej dokumentacji oraz sposobu działania każdego z procesów. Poprzez mapowanie jesteś w stanie znaleźć mocne i słabe strony w bieżących metodach pracy, a także wskazać obszary wymagające poprawy.

Jak sprawdzić jakie działania związane z księgowością nadają się do zautomatyzowania? Zacznij od wypisania wszystkich procesów, a dla każdego z nich wypunktuj poszczególne kroki, jakie realizujesz Ty lub Twoi pracownicy. Największą uwagę zwróć na te działania, które regularnie się powtarzają i bazują na pracy z danymi, a nie wymagają specjalistycznej wiedzy. Gdy opiszesz i zwizualizujesz metodę działania, będziesz mógł prześledzić dokładnie  każdą czynność i wskazać słabe punkty nadające się do zautomatyzowania. 

Wpływ automatyzacji na pracę biur rachunkowych

Czy rosnąca popularność  automatyzacji oznacza, że księgowi muszą zacząć obawiać się o swoją pracę? Wręcz przeciwnie! Wdrażanie takich systemów ma stanowić cenne narzędzie wspomagające pracę działów księgowych, a nie je zastąpić. Nowe technologie pozwolą im przyspieszyć pracę, zwiększyć efektywność i uniknąć ewentualnych błędów. Poprzez automatyzację pracy działu księgowego pracownicy uwalniają się od żmudnych zadań i zyskują więcej czasu na to, aby skupić się nad złożonymi zadaniami, gdzie faktycznie wymagana jest wiedza specjalistów oraz ich doświadczenie.

Wszystkie wyżej opisane korzyści do Ciebie przemawiają, ale nie masz pojęcia, od czego zacząć proces automatyzacji księgowości w firmie? Doskonale to rozumiemy i chętnie zaproponujemy konkretne rozwiązania dla Twojego biznesu. Współpracę zacznijmy bezpłatnej konsultacji, podczas której krok po kroku wyjaśnimy oferowane przez nas możliwości. Wypełnij poniższy formularz, a nasz specjalista od automatyzacji skontaktuje się z Tobą telefonicznie.